Όταν ξεκινήσαμε να μεταφέρουμε την ομάδα μας σε νέο επαγγελματικό χώρο, διαπιστώσαμε ότι το μισθωτήριο δεν κάλυπτε αρκετά καθαρά τις ευθύνες για τεχνικές εργασίες. Θέλαμε να αποφύγουμε παρεξηγήσεις για βλάβες, αναβαθμίσεις και διακοπές λειτουργίας. Ζητήσαμε νομική καθοδήγηση για να χαρτογραφήσουμε ρίσκα και να τα μετατρέψουμε σε συγκεκριμένους όρους.
Η πρώτη κίνηση ήταν ένας έλεγχος των βασικών ρητρών: διάρκεια, αναπροσαρμογές, κοινόχρηστα και διαδικασία ειδοποιήσεων. Ο δικηγόρος μας πρότεινε να προστεθεί παράρτημα κατάστασης ακινήτου με φωτογραφίες και λίστα εξοπλισμού. Έτσι, το σημείο εκκίνησης έγινε κοινά αποδεκτό και μειώθηκαν τα περιθώρια διαφωνίας κατά την αποχώρηση.
Παράλληλα, ταξιδεύουμε συχνά για δουλειά και χρειαζόμασταν σχέδιο για πρωτοβάθμια φροντίδα. Οργανώσαμε φάκελο με στοιχεία επικοινωνίας ιατρών, ασφαλιστικές καλύψεις και απλές οδηγίες για περιστατικά εκτός έδρας. Χρησιμοποιήσαμε και τηλεϊατρική για μη επείγοντα ζητήματα, ώστε να περιορίζουμε άσκοπες μετακινήσεις και να τηρούμε καταγραφή.
Στο χώρο, προέκυψε ανάγκη για ανακαίνιση μπάνιου με πρακτικές λύσεις, γιατί η παλαιότητα δημιουργούσε διαρροές και δυσκολία καθαρισμού. Για να μην υπάρξει σύγχυση, στο μισθωτήριο μπήκε ρήτρα που ορίζει ποια υδραυλικά και ποια αισθητικές παρεμβάσεις βαραίνουν τον μισθωτή και ποια τον εκμισθωτή. Ορίσαμε επίσης πώς τεκμηριώνεται η συναίνεση για εργασίες και ποιο είναι το αποδεκτό χρονοδιάγραμμα.
Ένα μεγάλο ζήτημα ήταν η βελτίωση μόνωσης, επειδή η θερμική άνεση επηρέαζε την παραγωγικότητα και το κόστος ενέργειας. Πριν κάνουμε οτιδήποτε, κάναμε αξιολόγηση ενεργειακών αναγκών για να ιεραρχήσουμε παρεμβάσεις με ρεαλιστικό όφελος. Στη σύμβαση προστέθηκε πρόβλεψη ότι τυχόν μόνιμες βελτιώσεις παραμένουν στο ακίνητο, με συμφωνημένο τρόπο συμψηφισμού ή χωρίς αξίωση αποζημίωσης, ανάλογα με το έργο.
Στο πλαίσιο ενεργειακών επιλογών εξετάσαμε και μικρή εγκατάσταση φωτοβολταϊκών για ιδιοκατανάλωση, αλλά μόνο μετά από σαφή έλεγχο αδειοδοτήσεων και δικαιωμάτων επί της στέγης. Συμφωνήθηκε ποιος έχει πρόσβαση για συντήρηση και πώς γίνεται ο καθαρισμός πάνελ χωρίς να επηρεάζεται η στεγανότητα. Καταγράψαμε επίσης διαδικασία για πιθανές βλάβες και ποιος αναλαμβάνει την αποκατάσταση.
Η ασφάλεια των ηλεκτρικών ήταν μη διαπραγματεύσιμη, ειδικά με πρόσθετο εξοπλισμό γραφείου και φορτιστές. Προχωρήσαμε σε ασφαλείς ηλεκτρολογικές αναβαθμίσεις με πιστοποιημένο τεχνικό και ζητήσαμε να αναφέρεται ρητά ότι οι εργασίες θα συμμορφώνονται με τους ισχύοντες κανονισμούς. Η νομική ομάδα μάς βοήθησε να ορίσουμε πότε απαιτείται έγγραφη έγκριση και ποιος ευθύνεται για ζημιές από κακή εγκατάσταση.
Επειδή το κτίριο είχε ιστορικό υγρασίας, κάναμε πρόγραμμα συντήρησης στέγης και υδρορροών σε συνεννόηση με τον εκμισθωτή. Στο μισθωτήριο μπήκε σαφής κατανομή: τα δομικά στοιχεία και οι κύριες αποχετεύσεις ως ευθύνη εκμισθωτή, ενώ η περιοδική επιθεώρηση πρόσβασης και καθαρισμού ως συνεργατική διαδικασία. Έτσι αποφεύγαμε καθυστερήσεις όταν έπρεπε να ενεργήσουμε προληπτικά.
Στα κουφώματα εντοπίσαμε ρεύματα αέρα και εισροή νερού σε έντονες βροχές, οπότε έγιναν επισκευές και στεγανοποίηση. Συμφωνήσαμε ότι οποιαδήποτε αλλαγή υλικών θα τεκμηριώνεται με προδιαγραφές και παραστατικά, ώστε να είναι ξεκάθαρη η ποιότητα και η διάρκεια ζωής. Η πρακτική αυτή βοήθησε και στο να μην αμφισβητηθεί η ανάγκη της παρέμβασης αργότερα.